Dubletten
Dubletten – Einstellungen und Ermittlung
Technische Voraussetzungen
Die Aktivierungsdaten für das Dubletten-Modul erhalten Sie mit Ihrer CRM PRO XL- oder CRM BI-Version oder beim Erwerb des Zusatzmoduls. Die Aktivierung geschieht genauso wie die Aktivierung von CRM PRO XL und wird in der Hilfe für Systemverwalter beschrieben.
- Sie finden das Modul unter »Daten: Anzeigen: Dublettenmodul«.
Einstellungen für die Dublettenermittlung
- Erteilen Sie den Befehl »Daten: Anzeigen: Dublettenmodul«.
- Führen Sie die Dublettenanalyse erstmals nach der Aktivierung auf, öffnet sich der Einstellungs-Assistent automatisch.
- Haben Sie schon einmal eine Dublettenanalyse durchgeführt und erteilen den Befehl »Daten: Anzeigen: Dublettenmodul«, öffnet sich die Dublettenliste mit den erkannten Dubletten. Haben Sie bereits mehrere Dublettensätze angelegt, öffnet sich die Auswahl für Dublettensätze – in diesem Fall wählen Sie einen Satz aus und öffnen ihn.
Um die Einstellungen zu sehen und zu ändern, was jederzeit möglich ist, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Dublettenliste selbst das Register »Sonstiges« an.
- Wählen Sie dort die Schaltfläche »Laden und bearbeiten«. Klicken Sie je nachdem »Neu« oder »Einstellungen ändern« an, um den Einstellungs-Assistenten zu öffnen.
Der Assistent
Für die Einstellungen steht Ihnen eigens ein Assistent zur Verfügung.
Schritt 1 – Suche nach Dubletten konfigurieren
Hier konfigurieren Sie die Suche nach Dubletten.
Felder im Assistenten
- Feldname – Wählen Sie jene Felder der Datenbank aus, die auf ähnliche oder identische Inhalte hin geprüft werden sollen.
- Gewichtung des Feldes – Mit diesem Wert stellen Sie ein, wie wichtig das jeweilige Feld bei der Überprüfung genommen wird. Der niedrigste Wert (wenig wichtig) ist 1, der höchste 10 (sehr wichtig). Diese Einstellung wird bei der Dublettenprüfung berücksichtigt und führt dazu, dass beispielsweise einer Ähnlichkeit im Feld »Firma« eine höhere Bedeutung beigemessen werden kann als einer Ähnlichkeit im Feld »Name«.
- Übereinstimmungsgrad – Der Übereinstimmungsgrad gibt an, wie genau die Inhalte eines ausgewählten Feldes in den verschiedenen Adressen übereinstimmen müssen, damit zwei Adressen als Dubletten eingeschätzt werden:
- Je höher der Wert, desto größer muss die Übereinstimmung sein, damit zwei Feldinhalte als Dubletten erkannt werden. Mit einem höheren Wert werden also weniger Adressen als Dubletten ausgewiesen.
- Je niedriger der Wert, desto geringer muss die Übereinstimmung sein. Mit einem geringeren Wert werden also mehr Adressen als Dubletten ausgewiesen. Ein niedriger Wert empfiehlt sich, wenn Sie vermuten, dass in der entsprechenden Datenbank beispielsweise viele Tippfehler vorhanden sind.
- Mit der Einstellung 100 % werden nur solche Adressen gefunden, die in den ausgewählten Feldern absolut identische Inhalte haben.
Schritt 2 – Spaltenauswahl
Hier wählen Sie aus, welche Feldinhalte zu den einzelnen Adressen später in der Dublettenliste wiedergegeben werden sollen.
- Klicken Sie ein Feld unter »Verfügbare Spalten« an und verschieben Sie es mit dem Pfeil-Knopf nach rechts in die »Ausgewählten Spalten«.
- Mit dem unteren Pfeil verschieben Sie ein Element aus den »Ausgewählten Spalten« zurück in die »Verfügbaren Spalten«.
- Mit den oberen beiden Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge der verfügbaren Spalten. Klicken Sie dazu eine verfügbare Spalte und dann die entsprechende Pfeilfläche an.
Sie können später in der Dublettenanzeige selbst Spalten hinzufügen oder entfernen und die Reihenfolge der Spalten verändern.
Schritt 3 – Anzeige der Dublettengruppen
Hier legen Sie fest, welche Feldinhalte für die Dublettengruppen Ihnen später in der Dublettenliste angezeigt werden sollen.
- Feldinhalte – Sie haben die Auswahl unter sämtlichen Feldern der Datenbank. Die hier ausgewählten Felder sind jene, die Ihnen angezeigt werden sollen, nicht jene, in denen das Programm Dubletten ermittelt.
- Trennzeichen – Das Trennzeichen dient der optischen Abgrenzung der einzelnen Feldinhalte bei der Adressanzeige.
