Dokumente verwalten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente einer Adresse zuzuweisen:

• Den Schriftverkehr mit einer Versicherung weisen Sie bei aktivierter Dokumentenverwaltung manuell im Fenster »Kontakte« dem jeweiligen Kontakt zu.
• Einen Personalbogen hängen Sie der Adresse der betreffenden Person direkt (ohne Umweg über einen Kontakt) an.
• Mit aktivierter Dokumentenverwaltung lässt sich dieser Vorgang auch automatisieren.

Dokumente werden also entweder einer Adresse oder nur einem einzelnen Kontakt dieser Adresse zugewiesen.

Automatische Dokumentenverwaltung

Voreinstellungen

Unter »Datei: Datenbank: Dokumentenverwaltung« wird die Dokumentenverwaltung vom Systemverwalter konfiguriert. Ihr Systemverwalter legt dabei unter anderem fest,

• ob Dokumente wie Briefe, E-Mails usw., die aus cobra heraus verfasst werden, automatisch im System gespeichert werden,
• ob Sie gefragt werden sollen, ob Sie Dokumente speichern wollen,
• unter welchem Pfad welche Dokumente abgelegt werden.

Diese Art der Dokumentenverwaltung hat für Sie den Vorteil, dass Sie Dokumente jederzeit wieder aufrufen können und Ihre gesamte schriftliche Kommunikation vollständig und übersichtlich dokumentiert wird. Über eine Dokumentensuche, die Ihr Systemverwalter in Ihre Ansichten integrieren kann, lassen sich Dokumente gezielt wieder auffinden und einsehen. Die Vergabe der Zugriffsrechte bestimmt darüber mit, welche Dokumente welcher Adressen Sie einsehen dürfen.

Hat der Systemverwalter eingestellt, dass Dokumente nur mit Ihrer Einwilligung gespeichert werden sollen, wird Ihnen – je nach Dokumenttyp – folgende Frage gestellt:

• Klicken Sie »Ja« an, wird das entsprechende Dokument später im entsprechenden Verzeichnis auf Ihrer Festplatte hinterlegt, wenn es fertiggestellt ist.
• Außerdem wird das entsprechende Textprogramm mit der von Ihnen gewählten Vorlage geöffnet.
• Gleichzeitig wird ein Kontaktfenster geöffnet. In diesem Fenster erfassen Sie die Kontaktdaten. Sie können den Kontakt speichern und schließen, auch wenn das dem Kontakt zu hinterlegende Dokument selbst noch nicht gespeichert wurde.
• Haben Sie den Brief geschrieben, gespeichert und das Textprogramm geschlossen, wird der Link auf das Dokument im Kontakt gespeichert.
• Die cobra Dokumentenverwaltung verfährt analog auch mit anderen Dokumentenarten.

Sie können das entsprechende Dokument jederzeit wieder über den zugehörigen Kontakt aufrufen.