Einzelbriefformat als Serien-E-Mail-Anhang mit Daten befüllen

Verfügbarkeit

Diese Funktion finden Sie in CRM BI und CRM PRO XL.

Sie können mit dem Serien-E-Mailer ein Einzelbriefformat als Anhang versenden, das beim Versand automatisch mit entsprechenden Daten befüllt wird. Diese Funktion ist für alle Tabellen der Datenbank verfügbar.

Ein Beispiel wäre ein Teilnehmerzertifikat, das Sie an die Teilnehmer einer Schulung vermailen. Im der Mail anhängenden Brief werden die erfolgreiche Schulungsteilnahme bestätigt sowie der Teilnehmername eingefügt.

Beachten Sie

Voraussetzung ist, dass das Einzelbriefformat Feldinhalte aus derselben Datentabelle verwendet, auf die auch die Serien-E-Mail zurückgreift.

Briefformat anlegen

Zuerst erfassen Sie das Briefformat. In diesem Beispiel gehört es zur Datentabelle »Veranstaltungsteilnehmer«, die später auch als Einstiegspunkt für die Serien-E-Mail verwendet werden soll.

Erteilen Sie den Befehl »Ausgabe: Briefformate bearbeiten«.
Klicken Sie die Schaltfläche »Neues Format« an.

Briefformat neu — Neues Briefformat anlegen

Wählen Sie die entsprechende Datentabelle (hier »Veranstaltungsteilnehmer«) für das Briefformat aus, und geben Sie dem Format einen Namen.

Briefformat Datentabelle und Name — Datentabelle und Name für Briefformat festlegen

Erfassen Sie das Format wie gewohnt. Sie können dabei auch Felder aus der aktuellen Datentabelle sowie aus übergeordneten Datentabellen verwenden. Diese Felder werden später beim Versand der Serien-E-Mail mit den entsprechenden Daten befüllt.

Fertiges Briefformat (Zertifikat) im Text-Format-Editor

Nach dem Speichern steht Ihnen dieses Briefformat zur Verfügung.

Serien-E-Mail mit Anhang konfigurieren

Öffnen Sie den Serien-E-Mail-Assistenten: Im Register »Ausgabe« den nach unten weisenden Pfeil der Schaltfläche »Serien-E-Mail« anklicken.
Wählen Sie die Datentabelle »Veranstaltungsteilnehmer«.

Serien-E-Mail aus Veranstaltungsteilnehmer — Serien-E-Mail aus Datentabelle Veranstaltungsteilnehmer starten

Filtern Sie zuerst die Empfänger – in diesem Fall die Teilnehmer einer bestimmten Schulung – aus der Datenbank heraus. Bestimmen Sie außerdem, in welchen E-Mail-Feldern nach den E-Mail-Adressen der Teilnehmer gesucht werden soll.

Filter und E-Mail-Felder — Empfänger filtern und E-Mail-Felder festlegen

Legen Sie ein neues Serien-E-Mail-Format an und erfassen Sie den Mailtext (z. B. »Im Anhang dieser Mail erhalten Sie Ihr Teilnehmerzertifikat.«).

Mailtext — Neues Serien-E-Mail-Format anlegen

Einzelbrief als Anhang hinzufügen

Wechseln Sie im Serien-E-Mail-Assistenten in die Registerkarte »Anhänge«.
Klicken Sie »Hinzufügen« an.
Wählen Sie als Dokumenttyp den »Einzelbrief«.

Anhang Einzelbrief — Dokumenttyp Einzelbrief im Anhang-Assistenten

Wählen Sie im nächsten Schritt das vorhin erfasste Einzelbriefformat.

Einzelbrief-Auswahl — Auswahl des Einzelbriefformats

Zum Schluss vergeben Sie den Namen der angehängten Datei.

Anhang-Dateiname — Dateiname für den Anhang vergeben

Der Einzelbrief steht Ihnen als Dateianhang im entsprechenden Serien-E-Mail-Format zur Verfügung.

Anhang-Übersicht — Anhang in der Übersicht der Serienmail-Anhänge

Ergebnis

Beim Versand der Mail wird der anhängende Einzelbrief mit den Daten aus der Tabelle der Teilnehmer befüllt. Alle Teilnehmer erhalten so als Mailanhang ein individuelles Zertifikat im von Ihnen für dieses Briefformat gewünschten Dateityp (im Beispiel PDF).