Einzelbrief- und E-Mail-Formate verwalten

Hinweis

Hier wird beschrieben, wie Sie Mailformate in Konfigurationen zusammenfassen. Das Anlegen einer Konfiguration funktioniert für Einzelbriefformate genauso – es wird daher nicht gesondert beschrieben.

Eine Konfiguration zusammenstellen

Sie können von Ihrem Verwalter vordefinierte Gruppen (sogenannte »Konfigurationen«) von E-Mail-Formaten laden oder sich eine eigene Konfiguration zusammenstellen.

Klicken Sie unter »Ausgabe: E-Mail: E-Mail mit Vorlage versenden« in der entsprechenden Schaltfläche auf den nach unten weisenden Listenpfeil.

E-Mail-Vorlage Listenpfeil — Schaltfläche E-Mail mit Vorlage versenden mit Listenpfeil

Klicken Sie den unteren Teil der Befehlsschaltfläche »E-Mail mit Vorlage versenden« und dort »E-Mail-Vorlagenauswahl verwalten« an.

Sie sehen eine Übersicht über die verfügbaren Konfigurationen. Sie können hier

entweder eine der vorhandenen Konfigurationen auswählen, die Ihr Verwalter angelegt hat,
oder sich eine eigene Konfiguration zusammenstellen.

Beachten Sie

Formate einer vom Verwalter angelegten Konfiguration, auf die Sie nicht zugreifen dürfen (fehlende Rechte auf Format oder SMTP-Konto), werden kursiv und rot dargestellt.

E-Mail-Konfigurationen Übersicht — Übersicht der verfügbaren Konfigurationen

Eigene Konfiguration zusammenstellen

Wählen Sie unter »Vorrat« einen Bereich aus, werden Ihnen die in diesem Bereich verfügbaren Formate angezeigt. Sie können in einer Konfiguration Formate aus verschiedenen Bereichen mischen.
Sie übernehmen die gewünschten Formate durch Doppelklick oder die Schaltfläche zwischen Vorrat und Konfiguration in die Formatauswahl.
Sie können den Anzeigenamen des Formates nach Belieben festlegen. Damit erreichen Sie, dass Sie das Format unter einem für Sie aussagekräftigen Namen sehen. Klicken Sie dazu den Namen in der Spalte »Anzeigen als« an, oder markieren Sie den Eintrag und betätigen Sie »Bearbeiten« unter der Konfiguration.
Sie können bestimmen, auf welchem Versandweg E-Mails verschickt werden, die mit dieser Vorlage erstellt wurden. Klicken Sie unter »Versand über« eine der angebotenen Optionen an. Angeboten werden Ihnen außer Ihrem E-Mail-Programm sämtliche für Sie verfügbaren SMTP-Konten.
Die Reihenfolge der Formate innerhalb der Konfiguration ändern Sie mit den Schaltflächen »Auf« und »Ab«.

Konfiguration gruppieren

Sie können die Auswahl wesentlich übersichtlicher gestalten, indem Sie die Formate nach inhaltlichen Gesichtspunkten gruppieren.

Klicken Sie die Schaltfläche »Neue Gruppierung« an.
Eine neue Gruppierung wird eingefügt. In der Spalte »Anzeigen als« können Sie die Beschriftung der Gruppierung eingeben. Geben Sie keine Beschriftung an, wird lediglich ein Trennbalken eingefügt.

Fertige E-Mail-Konfiguration — Fertige Konfiguration mit Gruppierungen

E-Mail-Konfiguration aus Benutzersicht — Konfiguration aus Benutzersicht (Vorlagen-Auswahlmenü)

Versandweg für E-Mails

Sowohl Sie als auch der Systemverwalter können in der Konfiguration für jedes Format einen eigenen Versandweg festlegen.

Tragen Sie in der Konfiguration für ein Format keinen Versandweg ein, wird die Standard-Versandart verwendet, die Sie unten im Dialog bestimmen.

Vorgeschlagen wird Ihnen jene Einstellung, die Sie unter »Datei: Benutzerspezifische Einstellungen: Weitere Benutzereinstellungen: Kommunikation« getroffen haben. Haben Sie dort keine eigene Einstellung vorgenommen, wird jenes E-Mail-Programm verwendet, das Ihr Verwalter unter »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Kommunikation: E-Mail-Konfiguration« hinterlegt hat.